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1 - Les archives comptables
Le besoin de conservation des historiques se situe àtrois niveaux :
la production des informations dans le cadre d'uncontrôle (fiscal, social, légal, etc.) le comparatif sur un exercice, le comparatif sur une période intermédiaire.
En ce qui concerne l'historique, s'il est exprimé enfrancs, il doit être stocké en francs. Dans le cadre deleurs contrôles, la DGI et les organismes sociaux ontclairement expliqué que leurs agents utiliseront les documentsdans la monnaie de tenue de la comptabilité. Cetterègle, importante pour la phase transitoire afin de faciliterla tenue des comptes en euros, oblige la conservation deshisto-riques dans la monnaie initiale.
Les états de synthèse sont constituésd'agrégats calculés à partir d'un ensemble decomptes. La conversion pour comparatif des valeurs unitaires descomptes va générer un écart qui seraimputé dans les documents de synthèse sur le total d'unagrégat avec apparition en clair dans le détail de cedernier de l'origine de l'écart.
En ce qui concerne le comparatif sur une périodeintermédiaire, le résultat est significatif etcrédi-ble. On peut donc imputer l'écart sur le comptede résultat euros. Cependant la solution rete-nue estd'utiliser un compte d'écart qui s'impute sur unagrégat. Cet écart doit être clairementidentifié.
Pour la production des états comptables et fiscaux avecl'indication de N-1 concernant l'année de basculement, lesmontants de N-1 sont calculés à la volée parsimple conversion. Toutes les zones de N-1 sont converties y comprisles zones de cumuls. Cette solution simple à mettre en oeuvreprésente l'inconvénient de perdre la cohérencearithmétique des informations de N-1.
2 - Analyse des archives horscomptabilité :
21 Les stocks
En ce qui concerne la gestion des stocks, une partie desinformations provient de la gestion com-merciale notammentl'inventaire physique et sa valorisation. L'autre partie provient dela comptabi-lité générale pour le stock initial.Il faut donc qualifier les monnaies utilisées etpréciser la monnaie de tenue qui permet de valoriser le stock.
Concernant la conversion des données historiques, il fauttraiter uniquement en mono-monnaie mais des achats peuvent êtrepluri-monétaires et les historiques, dans ce cas, sont-ilsà convertir ? Sur ce sujet, le groupe de travail souhaite unrapprochement avec les groupes compétents.
22 Les ventes et les achats
Ici, il s'agit d'utilisation statistique et donc de l'utilisationde cumuls. Pour la comparaison entre la gestion et lacomptabilité, il faut convertir les détails. Cependant,les éléments constitutifs d'un contrôle fiscal nedoivent pas être convertis.
3 - Les archives dans 10 ans
Il convient de s'interroger sur :
le problème des formats de fichiers, avant l'instauration de l'euro, il faut faire attention àla valeur implicite ou explicite des flux. Il faut donc pouvoiridentifier ces flux. La valeur des archives, quelle que soit leur ancienneté,ne doit pas être soumise à interprétation. Ilfaut donc:
ne pas convertir les archives mais indiquer lamonnaie et son éventuel coefficient d'expression pouridentifier le passage du franc vers l'euro. convertir les archives en euros pour ne gérer qu'uneseule monnaie. Remarque : il conviendrait de prendre contact avec l'INSEE pourconnaître ses contraintes et les intégrer au niveaucomptable ?
Dans le cas d'une non conversion immédiate des archives, ilfaut prévoir éventuellement une simple conversion desvaleurs à la volée lors des extractions sur lespériodes de stockage où la mon-naie de calcul n'est pascelle de stockage.
Quelle que soit la décision, conversion, doublemémorisation ou indication de la monnaie, il estnécessaire de pouvoir restituer les archives dans les deuxmonnaies.