Euro et informatique Synthèse des travaux des groupescomptabilité, archives et social
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Exposé préliminaireLes groupes de travail avaient pour objectifs :
- D'analyser l'impact du passage à l'euro sur le système d'information de l'entreprise,
- D'envisager les modifications nécessaires des logiciels liées au traitement de l'euro dans le do-maine comptable, social et pour la gestion des archives
A TITRE DE PROPOSITION : LE GROUPES'INTERROGE SUR LE BESOIN D'UNE LISTE DE RECOMMANDATIONSFONCTIONNELLES (DU DOMAINE CONCURRENTIEL) PER-METTANT AUX MEMBRES DEL'ORDRE DE DISPOSER D'UNE LISTE DE REFERENCE. EXEMPLES : SECURITE DESSAISIES, ETATS, VISUALISATION...
Hypothèses retenues
Le groupe de travail considère comme acquise lamodification de l'article 16 du code de commerce. L'étenduedes modifications apportées au texte est aujourd'hui inconnue,le groupe suppose qu'au minimum il sera possible de tenir unecomptabilité en euros.
Le groupe de travail précise par ailleurs que seul lebasculement de la comptabilité en francs vers unecomptabilité en euros fait l'objet de la présenteétude. La date et le mode opératoire de ce bas-culementfont partie intégrante des travaux mais il n'est pasenvisagé de retour en arrière (euros vers francsaprès une tenue en euros ).
Le choix du moment du basculement de tout le systèmed'information de l'entreprise est une déci-sionstratégique n'appartenant qu'aux seuls dirigeants. Le groupede travail ne se prononce pas sur l'opportunité du choix decette date mais ses travaux doivent permettre une liberté dechoix dans la limite des textes et exigences de l'environnement.
Le basculement peut se faire à tout moment à compterdu 1/1/1999 et au plus tard le 1/1/2002.
Au niveau des logiciels decomptabilité
Il s'agit de préconiser certaines options de gestion del'euro dans les logiciels de comptabilité, en veillantà valider leurs conséquences dans toutes lesétapes :
- Saisie comptable,
- Éditions de documents comptables et de synthèse,
- Révision des dossiers.
La notion de monnaie de tenue ou monnaie pivot est celle qui est retenue pour une comptabilité et dans laquelle les équilibres habituels entre débit et crédit sont respectés.
Pour un exercice d'un dossier comptable, la monnaie de tenue des comptes est unique. Le change-ment de celle-ci semble devoir être possible en cours d'exercice avec modification des enregistre-ments déjà effectués. La cohabitation au sein d'un même dossier de deux exercices, l'un en euro, l'autre en francs est nécessaire.
Pour changer en cours d'un même exercice, il faut avoir les deux valeurs en francs et en euros. Les écarts devront être gérés de la même manière que pour la saisie initiale.
21 Principes
La problématique du basculement du franc vers l'euro est implicitement évoquée dans le paragra-phe 1 ci-dessus puisque le groupe de travail considère que pour un exercice d'un dossier, il n'y a qu'une monnaie. Dès lors, se pose la question des modalités de passage.
211 Rappel des règles de conversion.
La règle de calcul des arrondis retenue pour la présente étude est celle fixée dans le traité de Maas-tricht. Par principe, on ne peut donc pas inverser le taux de conversion franc Ð euro.
Il convient d'utiliser le passage par la valorisation en euro pour la gestion des monnaies IN et donc de toujours appliquer le mode de conversion suivant :
2111 Option dès l'ouverture de l'exercice.
Dans cette hypothèse, la tenue comptable est effectuée en euros dès "l'ouverture informatique" du nouvel exercice comptable :
2112 Option en cours d'exercice.
Dans cette seconde hypothèse, la tenue peut être commencée dans une monnaie, puis à un moment quelconque de l'exercice, il y a changement de la monnaie de tenue.
compatibilité avec les textes et en particulier, peut-on autoriser une décision définitive de bascu-lement après saisie d'écritures en francs ?
problème des extournes d'un journal d'opérations diverses N-1 sur l'exercice N qui aura bas-culé en euros : il y a alors inversion dans la monnaie cible avec la constatation d'un écart lié à la conversion ;
position du CNC.
en cas de basculement en cours d'exercice, les comptes lettrés seront déséquilibrés du fait de la seule conversion des montants en euros : il convient de prévoir des contrôles sur les lettrages par rapport au code de lettrage en francs et de générer ensuite un écart ; la somme des détails est différente de la conversion des sommes.
Voir exemple : Annexe 1
La question du basculement n'est pas directement liée au choix du premier exercice tenu en euros et donc aux difficultés liées aux exercices décalés. En effet, les dirigeants des entreprises ont toute liberté pour fixer la date de passage à l'euros.
Cependant, il convient de rappeler la position du C.N.P.F. sur ce sujet : "Pour le basculement en cours d'exercice, pour les exercices décalés à cheval sur le 1er janvier 2002, mais aussi à tout moment au cours de la période transitoire, le CNPF propose un arrêté intermédiaire".
L'ensemble des partenaires du groupe de travail n'est pas favorable à cette position qui ne prend pas en compte, semble-t-il, toutes les difficultés. Après s'être interrogé sur l'opportunité et la fai-sabilité de cette proposition, le groupe de travail considère, qu'en l'état actuel des logiciels disponi-bles sur le marché, cette solution n'est pas envisageable sur un plan technique.
Une telle solution nécessite d'introduire une clôture technique d'une partie de l'exercice interdisant toute saisie sur l'antériorité. Il y aurait alors une perte d'informations dans le suivi du dossier comptable. Cette pseudo clôture ne permettrait plus d'accéder aux informations ne constituant pas les soldes lors du basculement. De plus, des factures non saisies à la date du basculement, mais concernant le début d'exercice verrouillé, ne pourront pas être enregistrées à leur date concernée. Il est à noter que dans l'état actuel des logiciels de comptabilité, il n'existe pas toujours de distinction entre la date comptable et la date de saisie en ce qui concerne les opérations de clôture. En consé-quence, un arrêté comptable (actuel) s'appuie sur la date comptable. Le reclassement d'un pièce "oubliée" deviendrait impossible et la nouvelle comptabilisation, date comptable équivalent à date de saisie (différente de la date de pièce), n'est pas compatible avec le code de commerce.
Cette solution n'a pas paru satisfaisante. Elle est difficile à mettre en oeuvre dans les logiciels pour un usage limité (surcoût important).
En toute hypothèse, un arrêté formel semble signifier une suspension des saisies durant la mission intérimaire en attente du redémarrage en nouvelle monnaie ou une saisie directe en nouvelle mon-naie avec distinction des périodes concernées. Toutes ces solutions sont particulièrement com-plexes sur le plan informatique mais aussi organisationnel.
L'ensemble du groupe de travail s'est orienté sur la conversion de l'ensemble des écritures saisies au cours de l'exercice. Dans ce cas, quelle que soit la date de basculement, sur une période non clôturée, les écritures déjà saisies en francs et validées seront converties en euros selon les règles générales applicables. Un écart de conversion, écriture par écriture, sera constaté. Il est apparu alors nécessaire de conserver les valeurs francs des écritures converties.
Pour les périodes clôturées, ces écritures antérieures ne doivent en aucun cas être modifiables.
Cette option retenue doit être accompagnée de la mise en place d'un journal justificatif de conver-sion dans les logiciels. Son édition doit être obligatoire à des fins de contrôle. Ce journal sera pré-senté sous la forme d'un état récapitulant, pièce par pièce, les opérations de conversions et justi-fiant la constatation ou la suppression des écarts liés au passage à l'euro.
A titre de recommandation, afin d'éviter ce basculement parfois lourd à gérer, par exemple le nom-bre des documents légaux des entreprises va être doublé dans ce cas l'année du passage à l'euro, le groupe de travail tend à proposer que le passage à l'euro se fasse au plus proche du début de l'exercice concerné.
Quelle est la position de l'Ordre des experts-comptables sur l'opportunité d'un "arrêté intermé-diaire" ? Quelles en seraient les modalités ?
23 - Le basculement en cours d'exercice
Il s'agit d'une comptabilité tenue en francs dans laquelle des opérations originellement en euros ont été saisies et converties. Il existe donc une trace existante de l'opération initiale.
231 Les opérations francs sont converties en euros.
La conservation de la valeur d'origine est vi-vement souhaitable. Les écarts au niveau pièce, lettrage sont à gérer par la méthode B des diffé-rences de conversion (voir ci-après).
232 Les opérations euros ont été converties en francs.
Soit un montant euros de 1528,30 euros ; en comptabilité, il figure pour 9999.99 francs ce qui redonne bien 1528,30 euros . La réversibilité des conversions unitaires à partir de l'euro vers le franc garantie l'exactitude des reconversions.
233 Cas des écritures d'écart de conversion passées selon la méthode B.
Elles doivent être ignorées quel que soit leur montant car leur contre-valeur en euros est nulle. Ce qui impose que lors de la saisie d'une pièce en euros avec conversion en franc, il faut impérativement conserver la valeur euros. Dans le cas d'une différence d'arrondis sur remise, la valeur peut-être supérieure à 7 centimes et la contre-valeur en euros toujours nulle.
234 Cas des écarts imputés sur un des montants.
Les montants francs régularisés du montant d'un écart risquent de ne pas redonner le montant exact en euros. La méthode A est donc à éviter sauf à prévoir parallèlement le stockage de la valeur euro.
235 Conversion des écritures sans contrepartie à la journée.
L'écriture de référence est celle qui correspond à l'ensemble des mouvements équilibrés sur la pé-riode considérée. L'écriture éventuelle de différence de conversion est alors datée du dernier mou-vement (cas des journaux de centralisation).
