Euro et informatique
Synthèse des travaux des groupescomptabilité, archives et social 
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3 - Saisie écritures et traitement desécarts de conversion lors du bas-culement
La saisie des écritures comptables est, avec l'importationdirecte de mouvement, une des fonctions largement modifiée parle passage à la monnaie unique. Plusieurs aspects fonctionnelssont du do-maine concurrentiel (organisation des écrans, desjournaux, etc.). Mais il convient de s'assurer de lasécurité de la saisie pour éviter les confusionsfranc/euro et l'homogénéité du traitement desar-rondis pour pallier une distorsion des valeurs comptables entre lacomptabilité d'un fournisseur et celle de ses clients.
Pour mémoire, il convient de rappeler que l'écartd'arrondis provient du fait que, mathématique-ment, l'arrondid'une somme n'est pas égal à la somme des arrondis. Enconséquence, le risque d'apparition de cette différenceest effectif dès qu'une écriture comptable estcomposée de plus de deux mouvements.
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31 - Les méthodes applicables pourl'écart de conversion
311 Imputation de l'écart de conversion sur un montant(option dite A dans ce document).
Ce mécanisme utilisé dans plusieurscomptabilités multi-devises consiste à convertir chaquemou-vement, constater l'écart entre débit etcrédit puis imputer cet écart sur un ou plusieurs desmouve-ments de l'écriture.
· Avantage : Pas de création de lignes d'écarts.
"Logique" semblable aux opérations issues des devises, lavaleur d'origine étant celle en mon-naie initiale ; lacontre-valeur est donnée à titre indicatif.
· Inconvénients : Choix de la ligne.
Factures achats ventes : le T.T.C. est inopportun car cela induitd'autres écarts lors des règle-ments. La TVA ne doitpas être modifiée (même si fausse).=> un desmontants H.T. est accep-table ; comment choisir ?
Cette option s'applique mal en dehors des factures d'achats et deventes.
Si on considère les textes concernant la conversion, larègle est stricte sur les conversions unitai-res. L'imputationde la différence impliquerait un non respect de cetterègle.
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312 Imputation de l'écart sur un compte ad hoc (optiondite B dans ce document).
L'écriture est convertie ligne à ligne dans lamonnaie de tenue et la différence de conversion est inscritedans un compte spécial au moyen d'un mouvementsupplémentaire, lié à l'écriture et neportant de valeur que dans la monnaie de conversion. La contre-valeurexprimée dans la monnaie d'origine de l'écart estégale à Zéro.
· Avantages : automatisme aisé à mettre en Ïuvre.
S'applique pour tous les types d'écritures comptables(Achats, Ventes, Opérations diverses, Payes, etc.).
Ne modifie pas arbitrairement le montant d'une écriture.
Permet la réversibilité en cas de migration d'unecomptabilité francs vers euros en cours d'exercice.
· Inconvénients : augmente le volume des dossiers ;cependant une évaluation grossière par les membres dugroupe semble indiquer des taux inférieur à 10%.
Un tableau d'analyse des augmentations de volumes sur des dossiersréels est proposé en an-nexe.
· Proposition : deux comptes : 676/776.
6768 / 7768 « Écarts et réajustement deconversion calculés automatiquement par le systèmeinformatique liés au passage de l'euro »
Comptes spécialisés pour les arrondis sur saisieset/ou intégrations et réservés seulement auxsystèmes informatiques.
Si la comptabilité est tenue en une seule monnaie : quefaire des comptes d'écarts de conversion en cas de conversiondéfinitive ?
Le groupe de travail choisit d'utiliser dans tous les cas laméthode de conversion dite B permettant d'isoler etd'identifier les écarts de conversion sur les écrituresen euros ou de la constatation de pièces comptablesexprimées dans l'autre monnaie (francs ou euros selon le cas).
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32 la mise en oeuvre de la conversion dans la saisie
321 Saisie dans des journaux séparés selon que lapièce est en francs ou en euros
Cet aspect de sécurité de saisie implique un tripréalable des pièces qui risque d'êtrerejeté par les comptables d'entreprises et lesexperts-comptables. L'option évoquée par le groupen'est pas rete-nue comme recommandation, elle peut être uneméthode d'organisation de certains logiciels. Ce-pendant, lasécurité ne semble pas être mieux assuréepour autant.
322 Saisie et génération d'un écart globalde conversion au niveau folio ou jour-nal
La réalité des logiciels utilisés enentreprise et en cabinet laisse apparaître un nombre importantde logiciels pratiquant la contrepartie mensuelle globale. Lesécritures de trésorerie, en particulier, sont saisiesen partie simple et équilibrées globalement, au mieuxavec deux mouvements, en fin de période.
Cette organisation traduit un manque de rigueur comptable, sauf sila pièce correspond au folio lui-même (cas d'unbordereau de remise), mais doit être prise enconsidération dans les préoccupations du groupe.L'écriture identifiable ne pouvant être que l'ensembledes mouvements y compris ceux de contrepartie. Il estconseillé de produire un seul mouvement d'écart deconversion à la date des mouvements de contrepartie.
323 Saisie des remises en banque à partir du bordereaude remise, ou d'autres opérations.
L'enregistrement des opérations bancaires doit êtreanalysé dans le contexte des choix opérés par lasphère financière :
C'est le total du bordereau de remise ou d'opération quiest converti par la banque et porté au débit oucrédit du compte.
Dans le cas d'une comptabilité tenue en francs avec descomptes bancaires ouverts en francs, la somme des chèques d'unbordereau en euros est convertie puis portée au créditdu compte.
Dans cette hypothèse, les mouvements individuels de chaquecompte sont convertis en francs, chè-que par chèquedans la comptabilité, le total en francs du dépôtpeut être très différent du total deschèques en euros converti globalement comme le fait la banque.Cet écart ne peut être enregistré que suivant laméthode B dans la comptabilité.
Voir exemple : Annexe 2
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324 Utilisation des comptes de chèques àl'encaissement.
Si l'enregistrement des chèques se fait par utilisationd'un compte-chèques à l'encaissement la contre-valeurn'est pas connue (ou plutôt ne figure encore sur aucundocument) et l'écart devra être saisi lors de laréception du bordereau de la banque ligne par ligne. Cettesolution s'avère peu pra-tique.
En cas de règlement d'un montant différent dumontant de la facture, il faut identifier deux types dedifférences :
1. la différence de règlement. Par exemple, leclient verse 323,99 euros au lieu de 324 euros, montant dûfigurant sur le facture. Dans ce cas, la différence derèglement correspondra à 0.01 euros.
2. la différence de conversion qui correspond à ladifférence de règlement suite à la conversion.
En règle générale, il fautimpérativement conserver la valeur en euros dans le cas d'unedifférence d'arrondi sur une remise. La contre-valeur en eurosdoit être à zéro euro
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325 Les soldes à nouveau
La saisie des soldes à nouveau (SAN), ou leurgénération automatique lors des opérations declô-ture, fait l'objet d'une analyse particulière enraison de différences possibles selon leur mode de gestion.
Deux types de traitement des SAN sont envisagés :
1. SAN sans détail reporté :
Les SAN doivent être égaux aux soldes declôture de l'exercice N-1. Cette égalités'obtient par conversion de chaque solde de chaque compte,l'écart de conversion est traité selon lamé-thode B. Le nouveau mouvement n'apparaît que pour savaleur en euros, donc "la balance d'ouverture en francs" estégale à la balance de clôture en francs.
2. SAN avec détail reporté (pour les compteslettrables et pointables)
Le principe est identique, mais pour pouvoir traiter l'explicationdu détail du SAN en euros, il faut que le solde en euros soitégal à la somme des mouvements composant ce solde. Dansce cas, il faut convertir le détail des mouvements composantle solde et traiter l'écart de conversion de latotalité du journal selon la méthode B.
Dans les deux cas, pour les comptes centralisateurs, on reprendles informations issues de la comptabilité auxiliaire (soldesuniquement ou détail des éléments constitutifsdes soldes).
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4 - La gestion des échanges dedonnées entre logiciels
La problématique des échanges de données estdouble, existence de flux mixtes et identification de ces flux. Lelogiciel en amont a pu établir des documents en francs ou eneuros ; c'est déjà le cas pour les facturations endevises qui aujourd'hui génèrent des mouvementscomptables libellés dans leur monnaie de tenue (implicitementle franc).
Pourquoi soulever ce point alors que la solution existe ?
Il est possible que la monnaie unique provoque undysfonctionnement entre le logiciel comptable et les logicielspériphériques. Il paraît donc nécessairede formaliser les approches pour permettrel'interopérabilité au moindre coût.
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41 Principes
Combien de fichiers pour les importations ?
1. la création de deux fichiers avec les piècesréellement en francs et les pièces réellement eneuros. Il convient alors d'indiquer en entête la monnaieconcernée. Cette solution ne permet pas de s'assurer du suivichronologique des factures émises dans la comptabilité.Cette solution est perturbante.
2. Pour Edificas, l'indication de la monnaie d'origine se ferapièce par pièce et la gestion commer-ciale netransférera qu'un seul fichier. Il n'y a plus alors decontrôle arithmétique global du journal des ventes. Cecontrôle ne pourra se faire que par monnaie d'origine. VoirAnnexe 3 sur l'utilisation du segment MOA utilisé dans lelangage Edifact.
3. Actuellement les importations s'effectuent à partir d'unfichier unique, le groupe de travail con-sidère que cetteorganisation doit être préservée. En effet, ilparaît complexe de multiplier les fi-chiers à exploiter: comment les différencier ? faudrait-il saisir plusieurs noms? et quid des pa-ramètres par défaut ?
Les écritures, éventuellement exprimées dansdes monnaies différentes, doivent êtreéquilibrées et homogènes dans leur monnaied'expression. Pour gérer la mixité, la monnaie doitêtre spécifiée globalement ou à la ligne :
· globalement : le code de la monnaie est indiqué entête du fichier ou à intervalles réguliers pourexprimer le changement de représentation et donc l'expressiondes écritures suivantes ;
· à la ligne : dans ce cas, chaque enregistrement estaccompagné de la monnaie d'expression ; il ne peut y avoirqu'une monnaie par écriture.
Afin de permettre une transition rapide des applications, et enparticulier des flux provenant des systèmes financiers (postebanque), l'absence de monnaie, dans le flux entrant,présuppose qu'il s'agit de la monnaie de tenue de lacomptabilité. Un paramétrage par fichier, par journal,par écri-ture, par enregistrement ou par import peut indiquerune autre monnaie que celle retenue pour la tenue de lacomptabilité.
Remarque :
Concernant la gestion du multi-devises, les flux peuventêtre convertis à l'origine en francs. Dans ce cas, cetteconversion est prioritaire, la notion de multi-devises est perdue.
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42 Écritures sans centralisation
On se retrouve dans le cas d'une saisie manuelle et lesécarts sont à gérer de la mêmemanière pièce par pièce.
43 Écritures avec centralisation.
On ne peut que constater un écart global àgérer selon la méthode B. La pièce comptable deréfé-rence est alors le journal centralisé et ledétail reste géré dans le système amont.
44 Journaux de vente (par exemple) distincts pour les facturesfrancs et euros.
Le journal de vente introduit en comptabilité doitêtre le reflet du journal de vente produit par la gestioncommerciale. Si celle-ci, après passage à l'euro,produit deux journaux distincts en euros et en francs selon lamonnaie d'expression des pièces d'origine, il faut respectercette organisation lors de l'intégration comptable.
Solution : spécification en entête de la monnaie.
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45 Qui fait les conversions si les systèmesinformatiques qui alimentent la comptabilité utilise unemonnaie différente de la monnaie de tenue comptable ?
Ce cas concerne la gestion commerciale, la paie, les interfaces desuivi gestion des règlements, la gestion des immobilisations,etc. La maîtrise de ces logiciels n'est pas toujours garantieet les dates de migration vers l'euro pas nécessairementsynchrones avec celle de la migration comptable. Lespossibilités de ces logiciels ne seront pasnécessairement celles souhaitées par les servicescompta-bles ou les experts-comptables. En conséquence, lelogiciel comptable, en amont de toutes les applications, doitgérer de manière homogène les différentsproblèmes posés par les conversions.
Les factures en monnaie IN peuvent-elles être émisespendant la période transitoire ?
Si la pièce d'origine est en devise, il estnécessaire d'indiquer la devise d'origine pour que lacomptabilité fasse la conversion selon le schémaci-après :
DEVISE ==> EURO ==> FRANC
Si la devise est IN, le taux utilisé est fixe et seraconnue le 4/1/1997.
Si la devise est OUT, le taux utilisé est celui desmarchés financiers.
Pour assurer l'homogénéité le taux de changedoit être à 6 chiffres significatifs. La conversionin-termédiaire en euros est arrondie à 3décimales au moins.
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