Au niveau des logiciels de paye
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En préambule, le groupe de travail souhaite préciserque l'indication de la mon-naie d'expression sur le bulletin de payeest nécessaire. Cette mention serait sou-haitable dèsles premiers bulletins de 1999. Pour mettre en Ïuvre cetteproposi-tion, les mises à jour doivent êtreeffectuées en novembre 1998 au plus tard. Cette recommandationdoit être appliquée pour l'établissement desbulletins en euros mais aussi en francs dès le 1er janvier1999. L'objectif recherché est de ne permettre aucuneinterprétation sur le montant des bulletins remis auxsalariés. Afin de ne pas obliger une modification de TOUS leslogiciels existants, les sociétés de services estimentqu'un tampon FRANCS ou EUROS serait une solution acceptable.
Par principe, le passage de la paie à l'euro s'effectueglobalement pour l'entreprise et non établissement parétablissement.
Le passage à l'euros pose deux types de problèmes:
- le fonctionnement de la paye dans la périodeintermédiaire de 1999 à fin 2001,
- la problématique du basculement du franc à l'euroquelle que soit la période.
Pour le premier problème, deux cas doivent êtreétudiés :
- la société continue àétablir la paye en francs : quelles mentions paraissentnécessaires pour commencer à informer lessalariés ?
- la société décide de passer sa paye eneuros avant 2002 : comment présenter les rubriques de payebasées sur des francs ? faut-il arrondir les plafonds ?comment préparer les déclarations de find'année, qui normalement doivent rester en francs jusqu'auxdéclarations de 2001 ?
Selon le Ministère des Finances; "il apparaîtvraisemblablement que les déclarations sociales pourraientêtre établies en euros avant 2002, mais pour 1999,seules les déclarations en francs seraient acceptées."
Cette solution n'a pas été envisagée par legroupe de travail. Comme pour les déclarations fiscales, ilest admis que les déclarations seront établies dans lamonnaie de tenue de la paye.
S'agissant du problème du basculement, un accordgénéral repose sur le principe que ce basculement nepourrait avoir lieu qu'au 1er jour d'une période dedéclaration sociale (mois ou trimestre). Ceci limite le nombrede cumuls à convertir, mais ne supprime pas lanécessité de convertir l'historique de paye. Notonségalement que l'exercice comptable ne démarrant pasobligatoirement au 1er janvier, il faut prévoir que lacomptabilisation de la paye change d'unité monétaire encours d'année. Cette comptabilisation est prise en charge parl'application de comptabilité.
Si le choix de basculement a lieu à une autre date que le1/1, les nouveaux cumuls en euros seront établis enconvertissant seulement ces mêmes cumuls calculés enfrancs sur la base des bulletins de paye en francs. Les bulletins depaye précédant le basculement ne seraient pasconvertis.
Dans les deux cas, on peut se demander s'il faut éditerdeux bulletins de paye, l'un en francs, l'autre en euros ? Il fautaussi étudier l'effet de chaque solution sur les virements desalaires, selon que le compte banque de la société esttenu en francs ou en euros.
1 - Le brut
Plusieurs rubriques de la partie brut du bulletin alimentent descompteurs après la validation des bulletins individuels. Laproblématique des ces compteurs est leur conversion. Il s'agitnotamment :
base de l'indemnité de précarité descontrats à durées déterminées, base de cumul des congés payés, primes calculées à une date X en dated'application sur quelques mois en arrière, prime de précarité, heures supplémentaires "à cheval ", reprise sur lapériode N-1, etc.
Attention, certains compteurs sont exprimés en jours etheures, les programmes doivent pouvoir les repérer en cas deconversion automatique. Le groupe propose la seule conversion descumuls montants nécessaires à l'établissement dela paye future.
Il convient aussi d'envisager les quelques points suivants(liste non exhaustive) :
-en cas de défaut de valeur, quelle est laforce probante de la conversion des bases en euros ? Le groupesouhaite que la disponibilité de barème en euros soiteffective par les organismes sociaux et l'administration socialedès le 1.1.1999 (publication souhaitée au plus tard aucours de la première quinzaine de Janvier 1999) ;
- la décimalisation du SMIC horaire doit rester à 2positions, mais quelle sera sa valeur en eu-ros ?
- l'historique doit être exprimé dans les deuxmonnaies, ou au moins en francs (monnaie d'origine de calcul desbulletins) : seuls les bulletins exprimés en francs avant lebasculement devraient avoir force probante. Toute méthodegarantissant la reconstitution des montants initiaux en francs dubulletin est acceptable (conversions avec mémorisation desécarts, double mémorisation, duplication des bases,etc.) ;
- un rappel sur une base francs en 2002 fera apparaître desvaleurs en euros ;
- le calcul de la paie à l'envers n'est pas retenu par legroupe pour déterminer un calcul en euros sur un bulletin depaye en francs ; le groupe propose que lors du passage àl'euro, l'entreprise négocie avec le salariéconcerné un net arrondi en euros. Il faut souligner que cecalcul du net en euros sur un bulletin de paye établi en eurosdoit bien sûr être possible mais qu'il n'assure aucunecohérence quant à la conversion des valeurs brutes eneuros vers les francs pour restituer un net en euros sur un bulletinen francs. La fonction de calcul du net peut êtreproposée comme un avantage concurrentiel mais il n'est pasobligatoire.
Le groupe ne souhaite pas imposer un lien entre la monnaie detenue de la comptabilité et la monnaie utilisée par leprogramme de paye. Le programme de comptabilité fera alors laconversion du fichier transmis par la paye commeprécisée pour l'ensemble des programmespériphériques.
Les constantes utilisées dans les formulations de calculsont saisies parce qu'il n'est pas possible d'agir de façonautomatisée. L'archivage doit se faire dans la monnaie decalcul des bulletins. Mais l'historique en euros pour comparatifs estpossible selon les logiciels. On ne peut pas imposer unecohérence parfaite sur l'historique.
Décimalisation des plafonds
La valeur des plafonds en francs et en euros doit correspondre. Iln'est donc pas possible d'obtenir des valeurs arrondies dans les deuxmonnaies après la conversion. Pour permettre uneréversibilité des conversions de seuils et plafond dansles deux monnaies, il faut que les organismes sociauxprévoient des valeurs ne produisant pas d'écarts deconversions lors du passage des francs vers les euros. Il estrelativement facile d'obtenir des résultats sans écartsen établissant les valeurs de référence en eurospuis en les convertissant en francs.
Le groupe de travail demande qu'il n'y ait pas de modification dela décimalisation actuelle des calculs effectués(seules deux décimales seront conservées).
Dans le cas d'un bulletin avec maintien de salaire, il y a saisiedu montant de subrogation, ce montant est communiqué par lesorganismes sociaux. Afin de simplifier les traitements, le groupe detravail demande que ces organismes précisent cette valeur enfrancs et en euros dès le 1er janvier 1999.
Il est important de pouvoir obtenir de tous les organismes et pourtous les documents portant mention d'un montant intervenantdirectement ou pas dans l'établissement d'un bulletin de paye,la double valorisation des montants. Ce principe répondrait ausouhait de ces organismes de voir apparaître le double montantsur les bordereaux de déclaration.
2 - Cotisations
Les règles d'arrondis ne changent pas si les calculs sonteffectués en euros (il est impossible d'envisager un logicielappliquant des règles différentes selon que la base esten euros ou en francs). Pour les mêmes raisons, le principe detroncature doit être conservé afin d'éviter unemodification des logiciels de paye. Ceci permet éventuellementde continuer d'utiliser les logiciels de paye actuels en entrantsimplement des valeurs en euros. Les contrôleurs, lesréviseurs, les auditeurs, etc. doivent être en mesured'effectuer leurs contrôles a posteriori dans la monnaied'établissement du bulletin.
Il est indispensable de s'assurer del'homogénéité de ces règles auprèsde l'ensemble des acteurs de la sphère sociale : URSSAF,ASSEDIC, MSA, Caisses de retraites complémentaires et deprévoyance, Caisse des congés payés dubâtiment, CCVRP, etc.
La DGI accepterait une déclaration convertie en francsà partir d'une comptabilité tenue en euros. Lesorganismes sociaux devraient aussi accepter ce principe. Lesétats déclaratifs seraient calculés en eurospuis convertis en francs. La déclaration en francs neprésenterait pas une homogénéitéarithmétique. Cette solution ne serait appliquée quedans le cas ou les organismes se trouveraient dansl'impossibilité de recevoir des déclarations en eurosdès 1999. En effet, le principe retenu par le groupe detravail, rappelé en début de ce chapitre, est lacontinuité d'expression : les déclarations seraientproduites dans la monnaie de tenue de la paye. Lesdéclarations doivent pouvoir être établies eneuros si la paie est en euros avec indication de certains montants enfrancs (comme le net à payer). Cette solution est possibleavec l'utilisation de la DUCS sans modifications majeures et lanotion de monnaie d'expression sera incluse dans le nouveau MIG dumessage COPAYM. Le groupe préconise donc le recours auxtélétransmissions et à la DUCS.
3 - La détermination du net
Seul le Net à payer des bulletins établis en francsà partir de 1999 devra être indiqué en euros. Ilest essentiel de souligner que ce Net sera une conversion du Net enfrancs et, qu'en conséquence, il ne sera pas égal auNet en euros d'un bulletin calculé réellement en euros(toutes données égales par ailleurs). Enconséquence, cette conversion ne peut être que de natureinformative. En effet, lors du basculement, le net calculédans le bulletin en euros sera différent du net francsconverti en euros. Il convient donc de préciser la mention"pour information" à côté du net converti sur lesbulletins en francs.
Dans le cas des bulletins en euros en période detransition, le groupe recommande de faire apparaître la valeurd'origine en francs pour certaines rubriques, par exemple :
avances, acomptes et oppositions : conserver lavaleur d'origine et la monnaie d'origine ; carte orange : à partir de quelle date les cartes orangesseront distribuées en euros ? ticket restaurant avec le strict respect des seuils et de larépartition : à partir de quelle date pourra-t-onobtenir des ticket restaurant exprimés en euros ? cotisations complémentaires (mutuelles) : les valeursseront-elles exprimées dans les deux monnaies ? remboursement de frais : les frais en francs seront convertis eneuros sur le bulletin avec pour conséquence de provoquer une"perte" de 3 centimes ; indication de la monnaie d'origine permettant de gérerles reports automatiques de règlement d'un mois sur l'autre,en particulier lors du basculement de monnaie ; avantages en nature : utilisation obligatoire de la mêmemonnaie dans le calcul du brut et dans le pied de bulletin ; etc.
Pour les montants exprimés en francs (ticket-restaurant,saisie-arrêt, etc.), il convient d'indiquersystématiquement le montant d'origine en francs et sacontre-valeur en euros. Cependant, le report sur le bulletin papierpeut être complexe en raison de la place disponible ou del'utilisation de pré-imprimés n'autorisant pas cettedouble impression. Il est donc envisagé que les mentions enfrancs figurent sur un document annexé au bulletin.
Lorsque le bulletin de paye est établi en euros, deuxdonnées sont indispensables pour l'information dessalariés :
l'indication du Net imposable cumulé enfrancs sur l'année civile (par conversion du net imposablecumulé en euros) afin de permettre au salarié derédiger sa propre déclaration de revenus audébut de l'année suivante, indication du Net à payer en francs (à titreindicatif).
L'indication du Net imposable mensuel n'est pas souhaitéepar le groupe de travail car en effet, l'addition des nets imposablesmensuels convertis en francs ne sera jamais équivalentà la conversion du Net imposable cumulé surl'année civile.
4 - Transfert des informations de la paye en comptabilité
Le programme de paye pourra générer des francs oudes euros selon la monnaie choisie pour la paye. C'est uniquement leprogramme comptable qui sera chargé d'effectuer la conversion.Les règles de gestion du transfert sont cellesexpliqués dans le chapitre concernant la comptabilité.
Paiement des salaires
Selon la monnaie d'établissement de la paye, la monnaie ducompte bancaire de la société servant àétablir le règlement, et le compte du salariédans l'entreprise, il faut analyser la réciprocité desconversions pour assurer l'exactitude des paiements. Une desconfigurations offre une zone de risque de divergence entre lesmontants imprimés sur le bulletin de paye et la valeurcréditée sur le compte du salarié (exemple :Annexe 4).
En conclusion, seule une situation est délicate, celleindiquée par OUI. Le groupe déconseille aux entreprisesd'utiliser une telle procédure. Les entreprises ayantopté pour une gestion de trésorerie totalement en eurosdevraient conserver un compte bancaire en francs pour le paiement dessalaires lorsque les bulletins seront établis en francs.
Il est à souligner que ce cas de figure peut êtrefréquent dans les entreprises puisque la détention decomptes en euros n'engendre pas de difficultés majeures.
5 - Autres remarques
51 Payes décalées :
La pratique de la paye décalée pose desdifficultés de calcul des bulletins lors de l'année debasculement en euros. Il est rappelé que l'entreprise appliquele plafond du mois de janvier de l'année N+1 pour les paies dedécembre de l'année N. Cette règle s'appliquepour les cotisations URS-SAF et ASSEDIC lorsque le paiement de lapaye de décembre est effectué en janvier. Cependant,pour les cotisations autres que celles destinées aux URSSAF etaux ASSEDIC, ce sont les valeurs de décembre avec un cumul enfrancs qui sont utilisées.
Les entreprises pratiquant la paie décalée, quidécident de basculer en euros au dès le 1er janvier1999, peuvent-elles établir les paies de décembre 1998en euros ?
En conséquence, le groupe demande unehomogénéité dans le calcul des cotisations dedécembre 1998 à novembre 1999 pour les entreprisespratiquant la paie décalée et basculant en eurosdès le 1er janvier 1999.
52 Sur le bulletin de paye :
Après l'année 2001 : les bulletins de paie serontétablis en euros uniquement. Le groupe de travail ne juge pasnécessaire le maintien de la valeur en francs du Net àpayer sur ces bulletins.
53 Attestations destinées aux salariés :
L'attestation ASSEDIC destinée au salarié contientdes informations issues du système de paye de l'entrepriseconcernant des périodes francs et éventuellement euros.Cette attestation pourra-t-elle être produite à partird'éléments convertis ? Sera-t-elle exprimée dansles deux monnaies ? Existe-t-il une autre alternative ?
Ces questions n'ont pas reçu aujourd'hui de réponsede la part de cet organisme social. La principale difficultéconsiste à répondre aux besoins du salarié quien est destinataire et l'ASSEDIC. En effet, pour calculer les droitsaux indemnités et vérifier certainséléments (tel que le délai de carence), lesalarié est souvent amené à produire sesbulletins de paie à l'appui de la déclaration ASSEDIC.
Le groupe demande la possibilité d'établir cettedéclaration en mono monnaie et dans la monnaied'établissement du dernier bulletin figurant sur cettedéclaration. Cette solution suppose que les ASSEDIC admettentune déclaration en euros et une partie des bulletinsjustificatifs en francs. Il faut rappeler qu'un bulletin converti,même et surtout ligne à ligne, ne sera jamaiséquivalent à un bulletin calculéintégralement dans chacune des deux monnaies.
Il conviendrait de prévoir peut-être unscénario de présentation aux salariés avecexplication des calculs effectués et des différencespossibles entre un bulletin converti et un bulletin dans une autremonnaie.