L'informatique est un outil essentiel de la gestion desentreprises. Ainsi toutes les modifications induites par le passageà la monnaie unique seront retranscrites dans lessystèmes informatiques. Presque tous les composants dusystème informatique devront être modifiésà des degrés différents selon la taille et letype d'activité de l'entreprise. Il est important de soulignerque les conséquences seront proportionnellement plusimportantes pour les petites entreprises et en particulier pour lesartisans en contact avec le grand public manipulant de la monnaiefiduciaire.
L'informatisation des T.P.E. et P.M.E Françaises est faiteà base de Progiciels. La diminution des coûts dedéveloppement, l'augmentation du marché et de laconcurrence ont provoqué une baisse importante des prixd'achats pour les entreprises. Le passage à la monnaie uniquene devrait pas introduire des contraintes techniques de natureà augmenter, de façon significative, les coûts deces progiciels. Cependant, si l'information sur les dispositionsà prendre était tardive, alors l'urgence desmodifications et la diffusion précipitée de celles-cientraîneraient des charges importantes pour les utilisateurs.
Il est à souligner que plusieurs échéancesinformatiques sont en conjonction cette fin de siècle. Lesmodifications liées au passage à la monnaie unique sontconcomitantes avec la gestion des dates au delà dudeuxième millénaire. En conséquence, lesdifférents éditeurs de logiciels ont probablementdéjà planifié des modifications importantes. Deplus, le cycle de vie d'une gamme de logiciels de gestion peutêtre estimé à 6-8 ans et dans ce temps, ilapparaît de nouvelles versions chaque année. Cesdélais permettent d'introduire progressivement, avec unlissage des coûts, les nouvelles fonctionnalitésnécessaires. L'objectif est de permettre une planification desefforts pour éviter aux S.S.I.I. les charges ponctuellesinéluctablement reportées sur les prix de vente deslogiciels.
Passage à l'euro et informatique : Une nécessaireinformation.
Si le calendrier de la monnaie unique est aujourd'hui connu desprofessionnels de l'informatique, de nombreuses options ne sont pasencore levées sur certains algorithmes et sur lesrègles comptables et/ou fiscales à appliquer. Selon leschoix retenus certains programmes devront être modifiésavant le début de la première phase pourpréparer la gestion des historiques. Ce besoin d'informationest massivement exprimé par les sociétés deservices qui souhaitent trouver dans la commission informatique eurode l'Ordre un lieu de centralisation et de communication desinformations. Les entreprises ont elles aussi besoin d'informationssur les conséquences informatiques du passage à l'euroet ceci à deux titres :
- Connaître les impacts de la monnaie unique,mesurer les conséquences sur sa propre entreprise afin demaîtriser les phases de changement et de prévoir lesbudgets et la planification des opérations.
- Gérer les développements informatiques internespour les logiciels "maisons" ou les relations avec les fournisseurspour les progiciels.
Les travaux du groupe ont mis en évidence plusieurscatégories de problèmes :
- La comptabilité informatisée.
- Les conséquences des opérations de conversions.
- Les logiciels de gestion et en particulier ceux en liaison avecla comptabilité.
- Les conséquences sur le matériel, les liaisonsélectroniques avec des tiers, les déclarations.
L'euro est, pour les éditeurs de logiciels,l'opportunité de choix stratégiques :
- Produire de nouveaux logiciels réellementmulti-devises (apparition de nouvelles fonctions).
- Fin annoncée de nombreuses gammes de produits qui nes'adapteront pas. La migration peut être difficile pour lesentreprises :
. Nouveaux produits nécessitant des matériels pluspuissants.
. Fonctions particulières des anciens logiciels inexistantssur les nouvelles gammes.
. Interfaces avec d'autres produits nécessitant la reprisede certaines données.
. Formation du personnel.
L'utilisation de la monnaie unique, à partir de 1999 pourune partie des opérations scripturales et 2002 pour la monnaiefiduciaire, s'apparente à la gestion en devises desopérations. Les entreprises risquent d'avoir àgérer un certain nombre d'opérations mixtes. Ceciimpliquera les actions suivantes :
- Pointage des comptes bancaires directement en euro.
- Lettrage des comptes de tiers en euros, en francs et desopérations mixtes.
- L'enregistrement mixte des opérations doit êtretenu dans la monnaie choisie (francs ou euros). Tous les logicielsqui gèrent des événements comptables,éventuellement avec un transfert direct ou assisté,doivent, peut-être par prudence, prendre en compte le doublemontant.
- Gestion des "stocks" de comptes lors des clôtures (Soldesà nouveaux, détails des opérations pourlettrages et pointages inter-exercices). Les opérations dechangement d'exercices, de centralisation et en généraltoutes opérations de reports doivent êtregérées en francs et en euro (Une attentionparticulière s'appliquera aux aspects analytiques etbudgétaires).
Pour la gestion distincte des "stocks" euro avant et aprèsle passage à la monnaie unique, il semble que dans les T.P.E.ce besoin n'existe pas puisqu'elles n'effectueront pas, dans unavenir proche, des opérations en euro.
Le passage à la monnaie unique se distingue de la gestionen multi-devises par l'utilisation d'un taux unique connu dèsle 1 Janvier 1999. Cependant les contraintesmathématiques liées à la conversionrestent :
- Connaissance pour chacun des acteurs du taux et desa précision (5 chiffres).
- Connaissance des règles d'arrondis.
Ce taux unique autorise un stockage central mais n'exonèrepas de la gestion sur chaque mouvement de la valeur en francs et eneuro pour pallier la non-réversibilité des conversions.Pour être acceptée par les utilisateurs, la doublemémorisation devra être automatique et ne pas alourdirles écrans de dialogues et les éditions.
Les banques géreront-elles l'euro comme une devise, avecséparation des comptes bancaires, ou selon une autreméthode? Cette question est importante, en particulier pourles échanges informatiques bancaires ou pour le suivi desopérations liées aux banques.
Plusieurs fonctions devront être améliorées oucréées :
- Création de procédures et des outilsd'audit spécifiquement liés à la gestion de lamonnaie unique. Ces outils pourront éventuellement êtreintégrés dans les différents logiciels.
Si l'article 16 n'est pas modifié et si les entrepriseschoisissent d'avoir leur comptabilité en euro, on se trouveradans le cas d'une comptabilité multi-devises.
- Il faudra probablement reconstituer les historiquesen euro pour pouvoir établir des comparatifs multi-exercices.
- L'archivage des comptabilités devra-t-il êtreeffectué dans la monnaie de tenue des comptes et dans les deuxmonnaies si c'est une option de l'entreprise ? Les moyens decontrôles semblent imposer une double mémorisation.
- Gestion des opérations lettrables et pointables au momentde la clôture de transition.
Le taux de conversion sera fixé et irréversible au31/12/1998 (effet réel à la date du 04/01/1999). Letaux de conversion comprendra 5 décimales pour le francfrançais.
La règle de l'arrondi est "AU PLUS PROCHE" du cent del'EURO.
A partir de 1999 les opérations enregistrées encomptabilité pourront, si l'entreprise le désire,être comptabilisées associées à leurmontant en EURO. Lors de la conversion FRF => EURO, chaqueécriture comportera normalement deux monnaies. Sur chaqueligne convertie, l'écart maximum se situe à hauteur de0.03 EURO en plus ou en moins.
Trois situations sont possibles :
- saisie en francs et calcul de la valeur en euro,
- saisie en euro et calcul de la valeur en francs,
- mixité des modes de saisie.
L'application de la règle conduit à un écartde 0,01 EURO, celui-ci est totalement artificiel puisque liéà l'opération de saisie et doit donc êtreneutralisé par affectation à l'un des montants. Onpourrait préconiser l'existence d'une règle unique pourl'affectation de ces montants.
Comme pour les programmes de comptabilité les logiciels degestion retranscriront les choix sociaux, comptables, fiscaux... dupassage à l'euro. Plusieurs conséquences peuventcependant être relevées comme probables :
- Les logiciels de gestion des ventes, stocks etachats sont particulièrement visés. Le taux fixe,annule les impacts sur le Prix Moyen Unitaire Pondéré(P.M.U.P.) entre mouvements. Dans ces programmes, il est possible quele double stockage (francs, euro) soit nécessaire. Dans lesecteur de la distribution, les caisses enregistreuses sontdépendantes du serveur central qui gère les stocks etles prix. Le système mis en place devra prendre en compte lesdeux unités monétaires.
- Les logiciels de gestion, par leur nombre et leursdiversités fonctionnelles, sont au coeur des adaptationsnécessaires. Les devises, et surtout leur gestion (paropposition à une simple mémorisation), ne sont pas unespécialité des progiciels actuels. La paye et lesressources humaines ignorent en particulier totalement les devises.Le livre de paie devra être exprimé en FRF aussilongtemps que les entreprises choisiront
que les salaires soient opérés en cette monnaie. Onpeut prévoir une sorte de " big bang " pour lepassage effectif à l'EURO au 01/01/2002 pour toute la fonctionpaye, lorsque les billets de banque EURO seront disponibles.
- Pour les immobilisations, il n'y a pas d'autresproblèmes que ceux liés aux arrondis.
- Les comptabilités analytiques et budgétairesposent le problème du suivi dans les deuxreprésentations en particulier durant la période decoexistence et lors du basculement. La comparaison multi-exercicedevra suivre les principes retenus pour les comparaissons comptablesmulti-exercices.
- Les logiciels de gestion d'échéanciers(règlements et/ou emprunts) devront convertir leséchéances dès le basculement des partenaireséconomiques dans l'une ou l'autre des représentations.Il faut rappeler que les changements ne seront pas complets enparticulier pour les échéanciers clients etfournisseurs. Aucun problème de couverture ne devra êtregéré puisque l'euro n'est pas une devise, cecisimplifie les évolutions à prendre en compte.
- Les fichiers issus de logiciels généraux(tableurs, grapheurs, SGBD, etc.) très utilisés dansles services comptables proviennent principalement d'utilitaires"maisons". Ils permettent le calcul d'opérations complexes ouspécifiques dont les résultats sontgénéralement centralisés en comptabilité.Ces fichiers doivent également être modifiés pourtenir compte de l'une des deux monnaies ou des deux.
- La centralisation en comptabilité devra pouvoirêtre opérée dans l'une des deux monnaies voireles deux pour tous les programmes créant des journauxcomptables informatiques.
Le matériel
Le matériel spécialisé, caissesenregistreuses, terminaux de paiements ou imprimantes dechèques etc, sont liés principalement à la miseen circulation de l'euro fiduciaire. Le délai est doncsuffisant pour l'adaptation par les constructeurs sans surcoûtssignificatifs. La publication des spécifications du processusmonnaie unique doit cependant intervenir le plus tôt possiblepour une saine gestion des adaptations. Les terminauxintégrant la gestion comptable, Hôtellerie par exemple,doivent faire l'objet d'une attention particulière. Il sembleque les projets actuels de certaines filières, en particulierl'informatisation des cabinets médicaux, donnent naissanceà de nouveaux logiciels ou de nouvelles versions qui devraientprendre en compte les besoins de la monnaie unique (essentiellementla double mémorisation).
Les outils génériques traitant decomptabilité ou de gestion (micro ordinateurs,imprimantes,...) n'appellent pas d'adaptations puisque ce sont leurslogiciels d'applications qui gèrent les fonctions comptables.
Une campagne de communication doit donc sensibiliser leséditeurs à cette échéance. En effet lesévolutions, parfois même des révolutions pourcertains produits, ne sont pas négligeables mais, compte tenudu cycle de vie d'un produit, elles peuvent s'intégrerdès maintenant dans les plans de développement afin dene pas accroître les coûts pour les utilisateurs.
Liaisons électroniques avec les tiers
L'aspect échanges de données ne doit pas êtreoublié de l'approche Monnaie Unique. La norme EDIFACT, par sonorigine internationale, inclut une gestion complète desdevises donc de l'euro. Les travaux EDIFICAS et INFENT s'adapterontdonc sans difficultés particulières à la monnaieunique.
Les autres standards utilisés en France ne doivent pasêtre négligés :
- Comité Français d'Organisation et deNormalisation Bancaire (C.F.O.N.B.) : les échanges entrel'entreprise et sa banque sont des opérations quotidiennes ethabituelles. Les messages de formats particuliers intègrentdéjà la notion de devise. Les travaux récents del'organisme de normalisation ont pris en compte l'euro.
- Pour les autres langages sectoriels (GENCOD, ODETTE,...) desétudes détaillées doivent êtremenées. Cependant la stratégie de ces groupesétant une migration vers EDIFACT, la question ne se pose peutêtre pas.
Les déclarations
De nombreuses déclarations sont produites par lesystème informatique. Selon leur nature (Fiscale, Sociale,Comptable, Statistiques,...) l'expression sera dans la monnaieprescrite par l'Administration. Si une coexistence est prévue,les systèmes devront gérer ses déclarations avectous les aspects de cumuls/détails en francs et euro.
Le calendrier du passage à l'euro permet de construire uncalendrier des évolutions informatiques. Seules lessociétés financières échappent àce calendrier puisque le basculement est quasiment immédiat au4 Janvier 1999.
A la date de fixation du taux et de la connaissance des paysconcernés par l'euro, les systèmes informatiquesdevront pouvoir mémoriser les évaluations desopérations en devises concernées par la monnaie uniquepar rapport aux historiques. Pour les T.P.E. ces évaluations,si elles existent, sont gérées sous formeextra-comptable. La mémorisation devra pouvoirs'intégrer dans les nouveaux systèmes comptables.
Durant la phase initiale, seul l'Euro Scriptural sera admis. Lacomptabilisation automatique permettra de constituer les "Stocks"euro destinés éventuellement à la productiond'états.
Durant la coexistence, quelques mois, des deux monnaiesfiduciaires les difficultés seront essentiellementliées aux moyens de paiement du public. Les caissesenregistreuses devront pouvoir gérer le double encaissement,de nombreux systèmes le permettent déjà pour lesdevises. Les procédures de contrôle,éventuellement informatisées, devront êtremodifiées.
L'utilisation de chèques et cartes bancaires dans les deuxmonnaies poserait plus de difficultés pour lescommerçants de détails qui n'ont pas l'habitude degérer des devises.
Une information rapide et adaptée nous semblenécessaire. Elle entrera dans la politique de communicationpréconisée par la mission euro.