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Ce document ne constitue pas un document contractuel, mais dansles administrations centrales, territoriales et tous les organismesqui appliquent les procédures des marchés publics, ils'adresse à tous les décideurs et notamment ceux quiauront à arrêter le choix des contractants.Parallèlement dans les SSII, il s'adresse à ceux quiauraient à répondre aux appels d'offres.
Les administrations ont l'impérative obligation deréussir le passage de leurs applications informatiquesà l'utilisation de la monnaie unique, et ceci dans le respectdes échéances et des engagements gouvernementaux. LesSSII espèrent obtenir, pour les travaux qu'elles effectuerontpour cette opération, une juste rémunération deleurs efforts et de leurs compétences, et uneréférence commerciale. Ces objectifs ne sont pasincompatibles.
Les travaux envisagés ne constituent pas, en euxmêmes, des opérations extraordinaires qui justifieraientle recours à des procédures exceptionnelles ou àdes dérogations au code actuel ou futur des marchéspublics.
Les principes du code des marchés publics, de la mise enconcurrence, de la transparence et de l'efficacitééconomique des procédures, de publicité et depertinence des critères de choix des soumissionnaires doiventêtre respectés. Cependant, l'importanceéconomique et politique de ces travaux et leur réussitejustifie qu'une attention particulière soit portéeà la définition des besoins et à larédaction des contrats, à la diligence des servicesdans les circuits d'approbation et au réalisme du financementde l'opération.
Des bonnes relations doivent s'instaurer entre l'administration etses fournisseurs, elles répondent à des règlessimples pour éviter les malentendus.
Bien que certains points évoqués ci-dessous sortentdu cadre strictement contractuel, il semble utile que lesresponsables de l'opération euro s'interrogent à unmoment ou à un autre sur les élémentssuivants :
Les administrations et les SSII seront amenées dans leursrelations contractuelles à décrire et àpréciser l'étendue et les limites des prestations selonles définitions succinctes suivantes :
Assistance à maîtrise d'ouvrage
Une assistance à maîtrise d'ouvrage doit permettreà cette dernière de "mieux décider" et de "mieuxcontrôler". Elle fournit ainsi un conseil adaptéà chaque cas, traduisant en langage approprié lesopérations à traiter, notamment :
L'assistance à la maîtrise d'ouvrage peut intervenirsur les terrains suivants :
Le maître d'ouvrage gardant les fonctions exclusivesd'initialisation et de validation des documents fournis, ainsi queles décisions finales.
Prestations d'études et de conseils
Elles s'appliquent à des interventions de type :schéma directeur, étude de faisabilité ouétude d'opportunité, rédaction d'un cahier descharges, choix de solutions, audit technique (voire financier etstratégique), sécurité informatique... plusgénéralement toutes interventions qui se situent enamont ou en aval d'une réalisation ou d'une production.
Prestations d'assistance technique
Le recours à l'assistance technique est utilisélorsque les conditions relatives à un engagement derésultats ne sont pas réunies. La définition etle constat de la réalisation des tâches sont du ressortdu maître d'oeuvre.
Prestations de réalisation et de développement delogiciel
La réalisation d'un logiciel est un acte par lequel uneSSII développe, à la demande d'un client, un programmeou un ensemble de programmes spécifiques ayant un objetdéterminé.
Les besoins doivent être intégralement définisdans un cahier des charges qui les précise.
Prestations d'intégration de systèmes
Cette prestation implique de la part de la SSII (maîtred'Ïuvre) de concevoir et de réaliser un système completà partir de spécifications généralesfournies par le maître d'ouvrage.
Le développement du système passe par tout ou partiedes phases suivantes : étude d'opportunité,étude fonctionnelle, étude technique (ou architecturede systèmes), choix des matériels, choix desprogiciels, réalisation des développementsspécifiques, tests et contrôle qualité,intégration des différents sous-ensembles, mise aupoint du système global, déploiement, formation desexploitants et des utilisateurs, fourniture de la documentation,maintenance corrective et évolutive.
Prestation de maintenance
Les raisons pouvant justifier le recours à la maintenanceportent, notamment, sur les points suivants :
Prestation de formation
Les prestations de formations recoupent des formes diverses selonqu'elles s'adressent aux utilisateurs finaux, aux informaticiens, ouaux personnels d'exploitation.
Elles peuvent se dérouler selon une formule" inter-entreprises " et réunir des personnels declients différents, ou " intra-entreprise " pour despersonnels d'une même fonction et d'un même client.
Prestation d'infogérance (ou facilities management)
L'activité d'infogérance estgénéralement située par la définitionsuivante : "ensemble d'activités de services consistanten la prise en charge partielle ou totale du systèmeinformatique d'un client, avec ou sans délocalisation, dans lecadre d'une relation pluriannuelle et avec un engagement sur lesrésultats"
Il est distingué les différentes formesd'infogérance suivantes :
En outre, l'attention des services et des SSII est attiréeplus particulièrement sur les points suivants :
Quelle que soit la nature des prestations demandées,très souvent, plusieurs sociétés concurrentesseront susceptibles d'intervenir. Le découpage en lots, et lesattributions de ces lots, doivent tenir compte du butpoursuivi : avoir une application qui, après adaptation,conserve sa cohérence initiale. Cette obligation imposera,parfois, la désignation d'un chef de file intégrateur,fonction qui peut, certes, être remplie par le donneur d'ordre,mais qui peut aussi être tenue par une SSII. Dans ce cas, lesresponsabilités de cette intégration doivent êtreclairement explicitées dans les contrats, les liens entre lesdivers fournisseurs devront être détaillés afind'éviter les litiges en cas de difficultés. Il estimportant que dans tous les cas des tests d'intégration soientréalisés et convenablement réceptionnéspar le donneur d'ordre.
Pour faciliter ce découpage, à l'exemple de ce quise fait en matière de cartographie technique, une sorte decartographie juridique devra être établie.
Elle doit permettre de prendre clairement position sur les pointssuivants :
Le respect des échéances est, dans cetteopération, primordial et les plannings de réalisationdoivent impérativement en tenir compte. Cette obligation adeux conséquences :
Ces exigences peuvent alors paraître contradictoires, ellesobligeront les services à être particulièrementdiligents dans les procédures de choix et dans les circuitsadministratifs d'approbation.
On peut souvent considérer que le passage à l'euroconstitue pour une application déterminée un projet enlui même. Il sera toutefois nécessaire d'avoir, pour lesystème d'information à modifier, une vision globale,technique et fonctionnelle certes mais aussi juridique etbudgétaire.
Toutes les méthodes de suivi de projet reposent, en gros,sur les mêmes principes :
Elles se valent toutes, si elles sont suivies, mais il estessentiel d'en avoir une et de s'y maintenir.
Dans le cas de plusieurs intervenants, chacun tentera de fairevaloir sa méthode, ses imprimés, ses logiciels et sonlangage. Il serait bon pour le déroulement harmonieux desprestations, que le responsable Euro, désigné danschaque organisme, demande à l'ensemble des contractants, etque ceux-ci acceptent, une méthode et des appellationsunifiées.
Il est vivement recommandé de définir un pland'assurance qualité des circuits administratifs et juridiques.
Les attributions du comité directeur
Comme dans tout projet, la plus haute instance de suivi de lapartie informatique du passage à l'euro est le comitédirecteur encore appelé comité de coordination. Au casparticulier, il conviendrait qu'il puisse disposer ici, d'une visionglobale tant sur le plan technique que sur le plan juridique et qu'ilpuisse de cette façon définir sa position àl'égard des fournisseurs.
Au plus tôt ce comité doit ainsi se poser lesquestions suivantes :
1. L'administration souhaite-t-elle réaliser seulel'essentiel des développements et de ne faire appel àdes SSII que dans un but d'apport de moyens supplémentaires.Au contraire, a-t-elle pour désir de confier àl'extérieur la majorité de l'expertise et desdéveloppements ?
2. Quels critères de sélection serontarrêtés pour étudier les propositions etdéfinir un choix ? Seront-ils bien compris par lessoumissionnaires ?
3. Quelles enveloppes financières pourront êtredégagées pour passer les marchés tant pour lesdéveloppements initiaux que pour la maintenanceultérieure ?
Ces opérations mobiliseront des moyens humains etfinanciers importants dont il est difficile d'appréhender apriori le volume et l'ampleur. Il est certain que plus lesapplications seront anciennes, complexes, distribuées,imbriquées, plus il est à craindre qu'ellesentraîneront des charges proportionnelles non pas defaçon linéaire mais avec un facteur multiplicateur.
Sans pouvoir être en mesure d'établir des standardsde coûts pour tel ou tel type d'intervention, il y auraitintérêt à profiter des premièresconversions pour se faire des idées plus exactes et ainsiaffiner les enveloppes budgétaires et les classer parpriorités. Sur les délais et les coûtsd'adaptation, il peut être utile de mettre en place une sortede " tableau analytique " qui pourrait servir de baseà des extrapolations ultérieures. Un découpageastucieux, instruit par l'expérience des prestations et desmarchés, donnera la souplesse d'intervention absolumentnécessaire à ce type de travail.
Désignation des responsables
Le comité directeur désignera le chef de projet quisera responsable devant lui du bon déroulement du projet. Ilserait bon que des décisions claires soient prises notammentsur les points suivants pour améliorer les relations futuresavec les fournisseurs.
Le comité directeur doit s'assurer de la désignationdes personnes qui auront à assumer des responsabilitésde nature juridique dans le cadre de la préparation et del'exécution des contrats et qu'elles soient présentesou représentées lors des réunions. Ces personnesdevront rendre compte devant lui des écarts par rapport auxdispositions contractuelles, en particulier sur les coûts etles délais ?
Modification du classement des urgences en fonction dedirectives politiques, économiques ou des contraintesorganisationnelles ou techniques
Sur un projet d'une telle ampleur, des imprévusapparaîtront très vraisemblablement. Des directives oudes procédures européennes apparaîtront etdevront être prises en compte. L'administration pourra alorsêtre amenée à modifier, en cours deréalisation les priorités qui auraientété arrêtées a priori et à revoir,en conséquences, les marchés déjàconclus. Il est rappelé ici l'importance du temps. Il fautréagir vite afin que des travaux non prioritaires ne sefassent pas à la place d'applications plus urgentes.
Les relations contractuelles devront alors être rapidementmodifiées sous forme d'un avenant et notifiées aucontractant pour éviter tout litige ultérieur enutilisant, s'il y a lieu, une procédure d'urgence.
Une procédure faisant intervenir éventuellement lecomité de direction pour les décisions les plusimportantes sera définie au préalable.
Le temps représentera le facteur le plus important pour lepassage à l'euro il conviendra donc de l'utiliser au mieux etde ne pas le perdre dans des procédures longues, fastidieuseset mal adaptées à l'urgence du problème.
Mais la rapidité et l'urgence ne sont pas desprétextes suffisants pour ne pas respecter les règlesnormales qui s'appliquent à tous les marchés publics,et en particulier ceux de la mise en concurrence et del'égalité des soumissionnaires. Une foisdéfinie, la règle du jeu (les critères ques'impose l'administration pour choisir son contractant) doitêtre suivie.
Il convient bien de gagner du temps sur le traitementadministratif des affaires, ce qui est toujours possible, et non surles règles.
Dans une relation de maître d'ouvrage à maîtred'oeuvre les parties sont notamment soumises aux obligationssuivantes.
Pour le maître d'ouvrage le devoir de collaboration setraduit par :
Pour le maître d'oeuvre le devoir de conseil se traduitpar :
Le devoir de conseil sera en principe limité aux aspectsconcernant le contrat en cours, donc dans le cas présentà l'euro, mais il pourra parfois aborder des points voisinscomme le passage à l'an 2000.
Par ailleurs, du fait du "balayage" des applications , il pourraitêtre tentant d'élargir le champ du conseil aurepérage d'autres modifications possibles pouraméliorer telle ou telle fonctionnalité, telle ou telleperformance, etc.... Si un tel projet était à l'ordredu jour, il convient de rappeler que le respect des délaisdoit être la priorité absolue. Il est doncrecommandé aux parties de procéder en deux temps, toutd'abord de faire en sorte de rester dans les strictes limites desnécessités du passage à l'euro, puiséventuellement dans un deuxième temps d'effectuer lesmodifications d'optimisation plus générales. Ces deuxphases étant disjointes.
Ainsi et par rapport aux définitions décritesci-dessus, relativement aux opérations identifiées dansle document relatif à la démarche informatique, il estpossible de mettre en regard les opérations et les prestationssuivantes :
| L'étude stratégique | Assistance à maîtrise d'ouvrage |
| Le diagnostic fonctionnel | Assistance à maîtrise d'ouvrage |
| La programmation | Assistance technique |
| Le plan de secours | Infogérance applicative |
| La formation | Prestation de formation |
| La communication | Assistance à maître d'ouvrage |
| Le convertisseur | Intégration de systèmes |
| Le déploiement | Intégration de système |
| La maintenance | Prestations de maintenance |
Importance des tests et del'intégration
Il est évident que les conséquences dedysfonctionnements, d'oublis, d'imprécisions, d'anomaliespeuvent avoir des conséquences dommageables pour les serviceset pour les usagers de l'administration.
Les tests et l'intégration représenteront un volumede travail très important (de 30 à 50% de la charge).Les difficultés résideront plus spécialementdans le fait que souvent les auteurs à l'origine desdéveloppements ne seront pas ceux qui auront étéimpliqués dans l'adaptation, même s'il s'agit de lamême société, d'où des risquessupplémentaires d'oublis ou d'omissions. Il en sera demême pour l'intégration des différentesapplications. Il conviendra donc de s'assurer que des testss'effectueront sur une globalité homogène et viendrontcompléter une succession de recettes partielles qui negarantiraient pas, à elles seules, la cohérence del'ensemble. Il est du devoir des " partenaires " au contrat(ce terme étant utilisé à dessein) de suivre desrègles strictes parfaitement définies et de ne laisseraucune place à l'improvisation ou aux approximations. Enparticulier, il conviendra de veiller à la validité desmodifications jusqu'à la date de mise en oeuvre aussi bien pardes clauses juridiques que par des dispositifs techniques.
Ministère de l'Économie, des Finances etde l'Industrie
